رئیس اداره فناوری و اطلاعات ثبت اسناد استان تهران گفت: پرونده‌های ثبتی به صورت رسمی از سال ۱۳۹۳ در آرشیوهای الکتروکی قرار گرفتند؛ استان تهران به طور کلی کمی زودتر این روند را آغاز کرده بود اما سال ۹۳ این اتفاق رسمی انجام شد و در دیگر نقاط کشور نیز پیشرفت کرد.

خلیلی نیا ادامه داد: پرونده‌های ثبتی مردم در ادارات ثبتی به صورت امانت قرار می‌گیرند و در نتیجه ما وظیفه داریم به بهترین شکل ممکن از آن‌ها حفاظت کنیم و امانت‌دار خوبی باشیم. اتفاقات بسیاری می‌توانند باعث آسیب دیدگی مدارک باشند و به همین دلیل بحث اسکن پرونده‌ها برای آرشیو الکتروکی آغاز شد.

وی افزود: ما تمام آثار و مدارک را به صورت پشت‌ورو اسکن کرده‌ایم؛ به طور کلی در تهران ۳۵ واحد ثبتی وجود دارد که ۱۶ مورد از آن‌ها در شهر تهران هستند و مابقی در شهرستان‌های تهران قرار دارند.

او اظهار داشت: شانزده واحد حاضر در تهران تماما الکتریکی شدند در این قسمت به طوری که ما پرونده‌ها را از بایگانی خارج نمی‌کنیم. از واحد‌های شهرستان‌ها ۱۵ مورد کاملا الکتریکی شدند و مابقی آن‌ها نیز در مرحله پایانی قرار دارند.

رئیس اداره فناوری و اطلاعات ثبت اسناد استان تهران گفت: پیش‌بینی می‌شود تا پایان سال ۱۴۰۱ تمامی واحد‌ها و ادارات ثبتی تهران تمامی پرونده‌های خود را در آرشیو الکتریکی قرار دهند و این پروژه در تهران تکمیل شود. طی این اقدام بیش از ۲۰۰ میلیون برگ دو رو اسکن شده‌است و بیش از ۶ میلیون پرونده نیز آرشیو شدند.

خلیلی نیا ادامه داد: از محاسن آرشیو اطلاعات ثبتی می‌توان به محافظت پیشرفته از پرونده‌ها اشاره کرد چرا که حتی اگر یک اوراق در بین پرونده‌ها آسیب ببیند ممکن است رای یک دادگاه به کلی تغییر کند.

وی افزود: در گذشته، وقتی فرد وارد یک اداره ثبتی می‌شد با انبوهی از پرونده‌ها مواجه می‌شد که گاهی کارمندان مجموعه پشت آن‌ها گم می‌شدند. این پرونده‌ها به دلیل انبوه بودن تعداد گاهی گم می‌شدند و پیدا کردن آن‌ها کار دشواری بود.

او اظهار داشت: اکنون با آرشیو شدن پرونده‌ها دیگر مالکان پرونده دچار مشکل نمی‌شوند و نیازی به فعالیت بیشتر ندارند. اسکن پرونده‌ها تاثیر بسیار مثبتی داشته و در بایگانی و زیبایی فضای اداری نیز این تاثیر قابل رویت است.

رئیس اداره فناوری و اطلاعات ثبت اسناد استان تهران گفت: ما اکنون بدون نیاز به پرینت گرفتن پرونده می‌توانیم به صورت اینترنتی مدارک را به پلاک ثبتی مربوطه ارسال کنیم و مراجعه کنندگان حتی نیازی به پیگیری روند کاری خود را ندارند چرا که این روند اکنون با سرعت بالا صورت می‌گیرند.

خلیلی نیا گفت: الکتریکی شدن این سیستم در مصرف کاغذ‌ها، بایگانی ادارات و نیروی انسانی تاثیر مثبت گذاشته و شرایط آن‌ها را بهتر کرده است. متاسفانه مراجعان همچنان اطلاعات کاملی از الکتریکی شدن پرونده‌ها ندارند؛ اما دستور کار الکتریکی شدن سیستم‌ها همواره برای مسئولان این حوزه از اهمیت بالایی برخوردار بوده و جدی بوده است.

گفتنی است؛ «سلام تهران» برنامه‌ای صبحگاهی به تهیه کنندگی مازیار مهاجر سلطانی و علی شعبانی است که هر روز صبح ساعت ۸ از شبکه پنج سیما پخش می‌شود. اطلاعات بیشتر درباره «سلام‌ تهران» و مهمان‌های برنامه هر روز در صفحه اینستاگرامی @Salamtehrantv5 بارگذاری می‌شود.